理想很豐滿，現(xiàn)實(shí)很骨感
吸引員工的新潮工作空間，更具成本效益的辦公空間，支持靈活的工作方式，鼓勵(lì)合作與創(chuàng)新的工作環(huán)境，這是許多公司夢(mèng)想中的當(dāng)今開放式辦公空間。
告別傳統(tǒng)的辦公隔間，迎接通風(fēng)敞亮的工作環(huán)境：配備可進(jìn)行私密談話的空間和小型會(huì)議室，以及各種福利設(shè)施：咖啡機(jī)、攪拌機(jī)、乒乓球桌、電子游戲等。
聽起來很棒? 其實(shí)未必。
如今，很多員工喜歡開放式辦公室的美感和氛圍。半數(shù)以上員工表示他們更喜歡開放式共享辦公室，且該比例在年輕一代中穩(wěn)步上升。但對(duì)當(dāng)今開放式辦公室出現(xiàn)的各種功能性問題，卻讓他們感到非常失望。
與“充滿活力的團(tuán)隊(duì)在公共空間進(jìn)行頭腦風(fēng)暴和創(chuàng)新活動(dòng)”相反你更有可能看到的是員工們因周圍環(huán)境吵雜而感到惱火甚至躲起來。據(jù)調(diào)查全球5151 名上班族所面臨的現(xiàn)實(shí)情況，幾乎所有人都表示在工作時(shí)受到過干擾，超過1/3 的受訪員工總是或經(jīng)常受到干擾，在這樣的環(huán)境下能把工作完成，非常不易!
為什么需要關(guān)注這些問題？
這不僅令人煩惱，還會(huì)導(dǎo)致員工長(zhǎng)期無(wú)法完成工作
近1/3 的開放式辦公室員工表示，干擾性環(huán)境讓他們每天損失一小時(shí)甚至更多的有效工作時(shí)間。近一半的員工表示在工作時(shí)無(wú)法集中注意力。近3/4 的受訪員工表示，如果能夠減少辦公室干擾，他們工作將更有效率。
在所有受訪國(guó)家中，相比年紀(jì)較長(zhǎng)的員工，干擾性環(huán)境讓年輕一代員工損失更多有效工作時(shí)間。隨著這些年輕人在員工隊(duì)伍中的占比增加，這種挑戰(zhàn)只會(huì)越來越嚴(yán)重。
開放式辦公環(huán)境中的干擾會(huì)損害客戶和員工的體驗(yàn)
員工表示：減少辦公室干擾將提高其專注度、滿意度、甚至幸福感。超過一半的員工表示，他們?cè)谕ㄔ挄r(shí)很難聽清彼此；近1/4 的員工曾在與客戶通話時(shí)有過不專業(yè)的表現(xiàn)，這種是一個(gè)令人擔(dān)心的現(xiàn)象。
開放辦公室的最大困擾？
吵鬧的同事！
大多數(shù)員工無(wú)法擺脫同事的噪音和干擾。現(xiàn)在的新型開放式辦公室提供了各種有趣的工作空間，從共享工作桌到提供免費(fèi)食物和飲料的自助餐廳，即便如此大多數(shù)員工在大部分工作時(shí)間內(nèi)都在其主要工作區(qū)內(nèi)，但這當(dāng)然不同于有“一扇門”可以阻隔噪音。僅1/3 的受訪員工表示在工作日有封閉式辦公室可以“躲起來”。
六大辦公室干擾
即使在嘈雜的開放式辦公室，員工還是需要完成工作。但是您很難想象每天有多少事情會(huì)分散一名普通員工的注意力，以下是名列前六名的“強(qiáng)”或“超強(qiáng)”干擾：
IT 可以解決干擾問題？
大多數(shù)員工都不知道，在公司中找誰(shuí)才能最好地解決開放式辦公室困境，減少在開放辦公環(huán)境中受到的干擾。僅1/7的員工會(huì)找 IT 部門解決辦公室干擾問題，超過一半（53％）的員工會(huì)找其直屬經(jīng)理，大約 1/3 的員工會(huì)找人力資源或設(shè)施部門。
IT 部門通常擁有相關(guān)技術(shù)和工具的所有權(quán)和訪問權(quán)，能夠較大限度地減少噪音干擾，但僅有1/7的員工選擇找IT部門，顯然這讓很多公司錯(cuò)失解決問題的機(jī)會(huì)。
根據(jù)高德納公司的數(shù)據(jù)，大約2/3的商業(yè)領(lǐng)袖認(rèn)為他們的公司需要加快數(shù)字化轉(zhuǎn)型，否則將面臨失利給競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的風(fēng)險(xiǎn)。創(chuàng)建一個(gè)易于適應(yīng)、便于協(xié)作和高效工作的辦公環(huán)境，是目前工作場(chǎng)所轉(zhuǎn)型中的一個(gè)重要元素，IT 部門能夠很好地實(shí)現(xiàn)這個(gè)愿景。
IT 團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)該聯(lián)合公司各部門，并致力為開放式辦公環(huán)境的員工減少干擾，幫助公司意識(shí)到并充分發(fā)揮提高注意力、生產(chǎn)力和員工滿意度的益處。
7個(gè)步驟
解決開放式辦公環(huán)境的干擾問題
#1 在公司內(nèi)尋找解決問題的人
與您的 IT、人力資源和工作場(chǎng)所解決方案同事討論解決干擾問題的意義，商討讓員工們一起工作的方式，如何構(gòu)建工作場(chǎng)所，以能更好的鼓勵(lì)團(tuán)隊(duì)協(xié)作，并提供安靜空間來專注完成重要及緊急任務(wù)?
#2 了解員工對(duì)干擾的看法
對(duì)員工進(jìn)行調(diào)查，了解噪音和干擾對(duì)您的員工和底線造成什么影響。最主要的問題是什么，其影響是什么?
#3 制定一份全面計(jì)劃
與跨職能團(tuán)隊(duì)合作，討論如何配備員工和辦公場(chǎng)所，來打造零噪音和零干擾的開放式辦公環(huán)境，制定一份共同愿景和戰(zhàn)略。關(guān)注業(yè)務(wù)驅(qū)動(dòng)，您將如何減少干擾，提高員工的工作效率和專注度。
#4 研究技術(shù)解決方案
大多數(shù)員工都希望公司為他們配備更好的技術(shù)來消除背景噪音。研究這些用來消除開放式辦公環(huán)境噪音和干擾的方法、技術(shù)和實(shí)踐，找到可靠的技術(shù)供應(yīng)商幫助您測(cè)試、衡量和管理解決方案。
#5 找到創(chuàng)新的工作空間解決方案
減少開放辦公環(huán)境干擾，需要以很多技術(shù)打造一個(gè)可配置的靈活空間。比如：為建造更為安靜的區(qū)域，員工可以使用降噪耳機(jī)并遠(yuǎn)離正在進(jìn)行的通話。或者騰出空間做小型會(huì)議室和電話室，配備音頻視頻和內(nèi)容共享平臺(tái)。從而確定最重要的實(shí)際應(yīng)用需求，找到最佳解決方案。
#6 組織培訓(xùn)
安排人力資源部門組織培訓(xùn)，從源頭減少干擾。向經(jīng)理展示大型跨時(shí)區(qū)虛擬團(tuán)隊(duì)如何主導(dǎo)大型虛擬會(huì)議，培訓(xùn)所有員工如何與現(xiàn)場(chǎng)和虛擬同事開展電話和視頻會(huì)議。IT 團(tuán)隊(duì)熟悉Slack 和Skype 等在線平臺(tái)，可以為還在努力實(shí)現(xiàn)舒適工作的團(tuán)隊(duì)提供幫助。
#7 標(biāo)準(zhǔn)與衡量
一個(gè)更加整體性的方法會(huì)讓確定 ROI 變得更為復(fù)雜。找到跨業(yè)務(wù)領(lǐng)域的測(cè)量標(biāo)準(zhǔn)，并將其納入您的測(cè)量方法。例如，確保組織已全面衡量員工體驗(yàn)，包括辦公室設(shè)計(jì)、個(gè)人工作區(qū)、技術(shù)和員工實(shí)踐。
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